1 范圍

本辦法規定了昆明翠蘋商貿有限公司（以下簡稱“公司”）的保密工作的機構設置、工作程序、規范及考核等有關管理事項。

本辦法適用于公司的保密管理工作。

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2  管理機構及其職責

2.1 機構設置

2.1.1 公司負責保密工作的機構為保密委員會，由公司總經理擔任主任，副總經理及總經理辦公室主任擔任副主任，委員由與保密工作關系密切的有關部門負責人擔任。

2.1.2 公司保密委員會的日常工作設在總經理辦公室（以下簡稱“總經辦”），即保密委員會辦公室。

 2.1.3與保密工作關系密切的部門要指定一名或幾名兼職保密員根據公司的有關規定負責本部門的保密工作。

2.2管理職責

2.2.1公司保密委員會

a)貫徹執行黨和國家保密工作的法律、法規、規章制度和方針政策，執行上級主管部門保密工作的安排、部署；

b)確保公司保密工作的重點和措施，抽查部門保密工作狀況；

c)根據需要召開保密委員會會議，總結安排公司保密工作。

2.2.2保密委員會辦公室

a)制訂公司保密工作制度、工作計劃，指導、協調、監督、檢查公司的保密工作，經常性召開保密工作會議，總結交流經驗，向公司保密委員會提交表彰、獎勵、處罰建議；

b)指導、監督公司及各部門保密范圍、秘密等級、保密期限等的確定、變更和解密工作；

c)開展保密宣傳教育和保密檢查工作，追查失、泄密事件，對已經泄露或可能泄露的秘密文件資料及時采取補救措施，提出處理意見，并及時向上級保密管理部門報告處理情況。

2.2.3保密員

a)執行上級及公司有關保密工作的規章制度，按保密工作安排開展工作，配合公司保密委員會辦公室開展各項保密管理工作；

b)負責本部門業務范圍內保密工作的歸口管理；

c)完善部門內部保密工作制度，負責本部門文件、資料、參觀接待等方面的保密工作；

d)對本部門人員進行保密工作教育，使每個職工都了解保密范圍和保密職責。對泄密事件及時向公司保密委員會辦公室報告，并提出處理建議。

3  秘密等級及保密內容

3.1企業秘密是公司在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項，泄露會使企業的利益受到損害。

3.2秘密等級

3.2.1 “絕密”是最重要的企業秘密，泄露會使企業安全和利益遭受特別嚴重的損害，例如條款3.3.1、3.3.2、3.3.3、3.3.8等。

3.2.2“機密”是重要的企業秘密，泄露會使企業安全和利益遭受嚴重的損害，例如條款3.3.1、3.3.3、3.3.4、3.3.6、3.3.8等；

3.2.3 “秘密”是一般的企業秘密，泄露會使企業安全和利益遭受一定程度的損害，例如條款3.3.1、3.3.5、3.3.7、3.3.8等。

3.3主要內容

3.3.1上級領導機關、集團公司、股份公司以及公司內部形成的帶有密級的文件或其它有保密要求的事項；

3.3.2公司中、長期發展規劃；公司重大決策、資本運營等；公司未經公告的有關經濟數據；產、供、銷、財務等方面的報表、資料、數據等；

3.3.3技術方面的遠期規劃與近期計劃；產品設計及制造中的有關技術數據、資料；各項科研項目、技術革新成果、專利等；

3.3.4公司行政辦公會議中不宜公開的決議和有關事項；尚未批準實施公布的重大人事制度改革、工資分配、人事任免、機構調整方案等；

3.3.5對外談判中內部掌握的方案、價格、品種、數量，招標和投標標底及具體措施、辦法，對外承擔保密義務的事項；

3.3.6查處重大違紀案件的工作計劃、證據以及未公開的調查報告、處理決定和通報；違紀案件的檢舉、控告材料和檢舉人、控告人和證人的姓名、住址及可能危害人身安全的有關情況；

3.3.7公司重要的規章制度，不宜對外宣傳的管理經驗、方法、材料等；市場開拓策劃 及營銷計劃等；

3.3.8其它一切應保密的事項。

3.4公司保密場所的管理

3.4.1公司保密場所的范圍

a)業務工作中經常產生或涉及機密級以上公司秘密的部門部位。

b)專門從事制作、傳遞和經管公司秘密文件、資料、檔案的部門部位。

c)專門管理傳遞、儲存、處理公司秘密設備的部門部位。

3.4.2公司保密場所的要求

a)保密場所要指定部門經理負責，建立并完善保密工作崗位責任制；

b)保密場所要經常對所屬人員進行保密教育，對保密工作情況進行保密檢查；

c)保密場所要結合業務工作中涉及公司秘密的各個環節，制定嚴格的保密防范措施，并組織實施；

d)保密場所要做好保密合同及競業限制合同的簽訂工作。在具體實施時，除了考慮企業內部的研究開發人員、技術人員、市場策劃和營銷人員、秘書人員、保安人員外，不能忽略工作交往中不得不向其提供本企業商業秘密的合作伙伴、談判對手、重要客戶、服務提供單位等。

4  昆明翠蘋商貿有限公司公司印章保密規定

4.1公司印章的使用范圍

a)   以公司名義上報或下發的文件。

b)   以公司名義開出的介紹信。

c)   以公司名義發出的信函。

d)   以公司簽定的勞動合同。

e）必須加蓋公司印章的其它材料。

4.2 公司印章由總經辦專人負責保管使用，保管人員不在崗時，由總經辦主任或其指定人員保管使用。

4.3因故作廢的公司印章，由總經辦負責回收并保存，經總經理批準后，由安全保衛部門負責銷毀。

4.4公司印章原則上只能在總經辦內使用，如無特殊情況嚴禁帶出使用；凡有帶出，須有總經辦人員隨行監督其使用情況。不允許在空白紙上加蓋公司印章。

4.5 用印要求

4.5.1用印前須進行用印登記，由用印部門分管領導簽字批準，印章管理人員核實后方能用印。部分不涉及公司重大事宜的情況及日常性報表，可由用印部門負責人和總經辦主任審核后用印。以公司名義簽定的協議、合同，如確需使用公司印章，必須經總經理批準。

4.5.2印章管理人員應核對文件內容、分管領導簽字及用印數量等準確無誤后，方可用  印。用印位置恰當，文字端正，圖形清晰。

5  總經理印章保密規定

5.1 總經理印章的使用范圍

5.1.1以公司名義上報的，需加蓋總經理印章的有關報表和材料；

5.1.2以公司名義開出的，需加蓋總經理印章的介紹信（由總經辦專人負責開具）；

5.1.3以總經理名義發布的命令或通告等；

5.1.4需加蓋總經理印章的證書及其它有關材料；

5.1.5計財部用于印鑒章。

5.2總經理印章由計財部專人負責保管使用，保管人員不在崗時，由計財部負責人或其指定人員保管使用。

5.3 因人事變動而作廢的總經理個人印章，由保管部門退回領導本人。

5.4總經理印章原則上只能在公司內使用，如無特殊情況嚴禁帶出使用。不允許在空白紙上加蓋總經理印章。

5.5 總經理印章用印程序由計財部統一規范。

6  部門公章保密規定

6.1部門公章一般只供在公司內發放部門文件或聯系工作時使用。

6.2公司各部門印章由其部門負責人指定專人負責保管和使用。

6.3部門公章由總經辦負責統一刻制并發至使用部門。

6.4當機構增加、變動、更名時，由總經辦負責補刻部門公章，進行補發，同時將作廢的部門公章收回。

6.5 用印要求

6.5.1需加蓋部門印章并對外發布或呈公司領導審批的文件應在蓋章的同時由部門負責人簽字。

6.5.2在公司內部發布的文件在加蓋部門印章前應由部門負責人審核同意，印章管理人員作好記錄。

6.6作廢的部門公章收回后，由總經辦保存一年，報分管領導批準后，由安全保衛部門負責銷毀。

7  專用章保密規定

7.1專用章（如“財務專用章”、“合同專用章”等）經公司主管領導批準后，由所需部門持圖樣到指定單位刻制。

7.2使用部門必須將專用章圖樣報總經辦存檔，并登記印章的保管部門和人員。

7.3專用章由使用部門指定專人保管使用，并制定用印規定。不得使用專用章辦理專用章使用范圍以外的事項。

7.4專用章的作廢、銷毀程序參照公司印章規定。

8  公司介紹信、函保密規定

8.1公司介紹信的使用范圍

8.1.1以公司名義聯系工作，發出的函件；

8.1.2因公外出聯系業務、住宿；

8.1.3本公司職工去有關部門聯系正當事宜（必須持介紹信、函時）。

8.2開介紹信的審批程序及要求:

8.2.1因公需開公司介紹信時，由經辦人在介紹信上寫明聯系單位，具體事由、日期等，經分管領導簽字后，到總經辦用印。介紹信中的內容與存根應一致。多人使用一張介紹信時，應寫“×××等×人”，人數應用大寫漢字書寫。

8.2.2因私事需開介紹信、函時，需經總經辦主任或公司分管領導審批，方可用印。

8.3不準開空白介紹信，也不準開沒有日期的介紹信。

8.4 介紹信合訂本用完時，存根應存檔，保管期三年。

9  參觀接待保密規定

9.1凡到公司參觀、學習、交流的人員，須由介紹部門到總經辦辦理參觀接待手續，由指定部門在指定場所接洽并按有關規定接待。接待時要注意不得談論企業秘密，不得讓客人翻閱、抄錄秘密文件、資料及其它文件。

9.2凡保密場所工作人員，應嚴格遵守保密規定，不得隨意丟棄記載有保密數據的紙張（含廢紙），不得隨意向無關人員談論保密數據。

9.3原則上不安排外單位人員在保密場所參觀學習。如特殊情況需參觀時，總經辦必須征求分管領導意見，經分管領導同意后做好書面記錄以備查，并做好參觀安排，同時嚴格注意現場保密。

9.4嚴禁在保密場所攝影、攝像，特殊情況總經辦需征求分管領導意見。新聞機構需攝影、攝像者，需由總經辦同意后進行。

9.5對于同行業客人的來訪，必須報請總經理同意后，方可在指定地點接待。

10  技術保密規定

10.1公司技術人員對所從事的科研開發、技術工藝等工作要嚴守職業道德和公司保密規定，不得隨意對外傳播，在離退休、調動工作后仍有保密義務。

10.2在公司以外進行技術交流時，技術論文涉及保密內容的應由公司主管技術的領導簽署意見，報工藝處登記備案。

10.3技術人員手中的圖紙、資料及其它任何秘件，禁止以任何形式擅自提供給外單位。

10.4嚴禁技術開發人員到外單位從事兼職工作。

10.5技術情報和資料的借閱應有嚴格的簽字登記手續。

10.6需保密技術資料和情報，必須由保管部門指定專人妥善保管。

11  辦公自動化系統保密規定

11.1各部門在使用OA系統發布文件公告時，需要經過部門領導審批，重大事項需要經過公司領導審批。當發布涉及保密要求的文件時，須確定特定權限人群、定向發送，并設置定期刪除。OA系統各版塊操作要求及安全保密技術策略等詳見《OA系統運行管理規定》。

11.2 因工作需要在OA系統中設置個人賬戶的人員，應注意按密碼設置要求設置專用密碼，以保證公司文件傳輸的安全性、保密性。

11.3各級員工接收到涉及保密要求的文件時，嚴禁通過各種方式直接轉發。須遵循向上整體報，向下需拆分，平級間歸口管理的原則。

11.4電腦及磁盤，應專人使用專人保管。電腦開機密碼、重要文件權限密碼等要定期更換，密碼須使用字母數字組合式，嚴禁使用有規律性的和易被破解的密碼，在公司以外的場合使用時，更須嚴加防范信息被盜。

12  文件保密規定

12.1擬稿

12.1.1文件的保密工作要從擬稿開始。

12.1.2文件初稿形成后，由擬稿部門根據文稿的具體內容初步確定密級、保密期限和份數編號，并明確標注于文稿封面或首頁的右上角。

12.1.3對文件正式形成前的討論稿、征求意見稿、審議稿等，必須同定稿等同對待，按保密的原則和要求等同辦理。

12.1.4因未按規定在需保密文件上標注以上事項而造成文件泄密的，追究擬稿部門責任。

12.2印制

12.2.1秘密文件由擬稿人或專人印制。

12.2.2秘密文件印制的份數，應由其部門領導或主管領導確定，不得擅自多印多留。

12.2.3底稿、廢頁等要妥善處理，必要時應銷毀。

12.3發文

12.3.1秘密文件下發之前須由總經辦確認密級并加蓋保密印章。

12.3.2秘密文件應注明總份數及順序號，以便查明文件流向。

12.3.3秘密文件下發應由專人負責，并直接送到接收人（或其指定人），不允許由其他人代領。

12.3.4秘密文件下發要嚴格履行登記簽收手續。

12.4收文：秘密文件收進后，要及時登記，并按保密要求管理。

12.5辦理

12.5.1秘密文件在辦理過程中，未經允許不得帶到公司以外的其他場所。

12.5.2在秘密文件辦理過程中，應妥善收存，嚴格控制接觸人員，不得擅自轉借、出示他人。嚴禁無關人員拆看、翻閱秘密文件。

12.5.3秘密文件在遞送過程中，要采用文件夾或信封等形式密封，由主辦人填寫“傳閱單”交總經辦保密員傳送，

12.5.4非極特殊情況，秘密文件不得以傳真形式遞送。

12.5.5公司領導之間不得橫向傳批文件，秘密文件的批文應交由總經辦專人取送、傳遞。

12.5.6非經分管領導批準，秘密文件不得復制。

12.6保管

12.6.1公司絕密級黨委口的文件由人力資源部負責管理，其他外來秘密文件由總經辦負責保管。

12.6.2公司各部門擬定下發或專責承辦的秘密文件由該部門負責保管。

12.6.3秘密文件不得保存在個人手中，辦理完畢后，應及時交專人保管，專柜存放。

12.6.4秘密文件一般不外借，確因工作需要借用的，經分管領導批準，可辦理借閱登記手續，并限期收回。

12.7清退

12.7.1總經辦、各部門保密員負責按規定時間對秘密文件及時進行清退。

12.6.5在清退工作中，若發現秘密文件有缺份或遺失，須及時報告主管領導、認真查處。

12.8銷毀

12.8.1各部門按規定需及時或定期銷毀的秘密文件，須提請分管領導批準，并報總經辦備案。

12.8.2銷毀秘密文件應由2名以上保密員監銷，要用碎紙機要用碎紙機徹底粉碎或進行焚毀，不得遺漏殘稿。

12.9其他

12.9.1秘密文件歸檔時要在卷宗的扉頁標明密級及保管期限，并以卷內文件中的最高密級為準。

12.9.2密級劃定后要嚴格按規定管理，不得隨意改變密級范圍。保密文件需變更或解密時，承辦部門保密人員提出意見，報保密委員會辦公室批準，通知有關部門或單位解密。

12.9.3保密期限屆滿后仍需要保密的文件，由該文件保管部門在保密期限屆滿前一個月重新提出建議密級和保密期限，提交保密委員會審核批準。

12.9.4由于情況發生明顯變化，總經辦可以根據需要對文件密級及時變更或解除，并及時通知相關部門。

12.9.5員工因工作需要，經本部門領導批準，可借閱本人工作范圍內的秘密文件、資料，閱后按要求及時辦理清退手續。

12.9.6保密員需調離、更換時，必須將所管理的屬保密范圍內的文件、資料、報表等交給指定人員，并將更換后的保密員名單報總經辦。

13  其他保密規定

13.1報刊、書籍、圖文資料、音像制品及公開發表的論文和信息、項目申報資料等，應遵守有關保密規定，不得泄露公司秘密。一般內容須經本部門領導審核，重要內容須報公司主管領導批準。

13.2對外合作中必須提供秘密資料時，有關部門應與合作單位簽訂保密協議，合作結束時，收回一切秘密資料，不得向第三方擴散企業秘密。

13.3公司員工調離工作崗位、調動工作、停薪留職、借調或退休時，必須清理并交還借閱的秘密文件、資料及其復印件，由所在部門負責人在《職工調動表》本部門蓋章欄簽署意見后方可辦理工作調動手續。

13.4召開具有公司保密內容的重要會議或舉行有關活動，主辦單位應選擇適當的場所，采取保密措施，并對參加人員進行保密教育，制定具體保密要求。

13.5公司各部門所用計算機應加上保密口令，軟盤應妥善保管；外來人員未經該部門領導允許不得使用公司計算機。

14  員工保密職責

14.1 公司員工任職期間，必須遵守公司規定的任何成文或慣例性的保密規章、制度，履行與其工作崗位相應的保密職責。公司的保密規章、制度沒有規定或者規定不明確之處，員工亦應本著謹慎、誠實的態度，采取任何必要、合理的措施，維護其于任職期間知悉或者持有的任何屬于公司或者雖屬于第三方但公司承諾有保密義務的技術秘密或其他商業秘密信息，以保持其機密性。

14.2  除了履行職務的需要之外，公司員工未經公司同意，不得以泄露、告知、公布、發布、出版、傳授、轉讓或者其他任何方式使任何第三方（包括按照保密制度的規定不得知悉該項秘密的公司其他員工）知悉屬于公司或者雖屬于他人但公司承諾有保密義務的技術秘密或其他商業秘密信息，也不得在履行職務之外使用這些秘密信息。

14.3 公司員工在離職之后6個月內仍對其在公司任職期間接觸、知悉的屬于公司或者雖屬于第三方但公司承諾有保密義務的技術秘密和其他商業秘密信息，承擔如同任職期間一樣的保密義務和不擅自使用有關秘密信息的義務。

14.4 公司員工因職務上的需要所持有或保管的一切記錄著公司秘密信息的文件、資料、圖表、筆記、報告、信件、傳真、磁帶、磁盤、儀器以及其他任何形式的載體，均歸公司所有，而無論這些秘密信息有無商業上的價值。若記錄著秘密信息的載體是自備的，則視為其已同意將這些載體物的所有權轉讓給公司。公司應當在其返還這些載體時，給予其相當于載體本身價值的經濟補償。

14.5 公司員工應當于離職時，或者向公司提出請求時，返還全部屬于公司的財物，包括記載著公司秘密信息的一切載體。但當記錄著秘密信息的載體是由員工自備的，且秘密信息可以從載體上消除或復制出來時，可以由公司將秘密信息復制到公司享有所有權的其他載體上，并把原載體上的秘密信息消除。此種情況員工無須將載體返還，公司也無須給予其經濟補償。

14.6 本辦法提及的技術秘密，包括但不限于：技術方案、工程設計、電路設計、制造方法、配方、工藝流程、技術指標、計算機軟件、數據庫、研究開發記錄、技術報告、檢測報告、實驗數據、試驗結果、圖紙、樣品、樣機、模型、模具、操作手冊、技術文檔、相關的函電，等等。提及的其他商業秘密，包括但不限于：企業管理制度、薪酬制度、客戶名單、營銷計劃、采購資料、定價政策、財務資料、進貨渠道，等等。

14.7本辦法中所稱的任職期間，以公司員工從公司領取工資為標志，并以該項工資所代表的工作期間為任職期間。任職期間包括其在正常工作時間以外加班的時間，而無論加班場所是否在公司工作場所內。

 

附加說明：

本程序由昆明翠蘋商貿有限公司部門負責起草并解釋。

本程序于2009年8月1日起實施。

擬制：

審核：